DEPARTAMENTO DE ARCHIVO MUNICIPAL 

Descripción

La Oficina de Archivo de la Municipalidad de Alajuelita tiene como objetivo la ejecución, coordinación y/o control de estudios especializados que requieren la aplicación de principios y métodos propios de una profesión, así como el dominio de la gestión municipal, la interpretación de normas y procedimientos, competencias técnicas y conductuales específicas. Se caracteriza por diseñar procedimientos, métodos de trabajo, formular, ejecutar y evaluar proyectos y programas, diseñar metodologías, planes, modelos variados, elaborar políticas, diseñar estrategias, formular objetivos, planes; diseñar normas, formular presupuestos, evaluar los criterios emitidos por otros profesionales y asesorar a superiores u otros profesionales en aspectos relacionados con el proceso bajo su responsabilidad.

Actividades

• Planear, organizar, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar las diferentes actividades relacionadas con el Departamento.
• Evaluar el desempeño del personal a cargo.
• Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.
• Coordinar con la Dirección General de Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la institución.
• Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Así mismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el periodo de vigencia administrativa.
• Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.
• Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.
• Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.
• Asistir a la asamblea general de archivistas, cada año.
• Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.
• Integrar el comité a que se refiere el artículo 33 de la presente ley.
• Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y eliminación de documentos la autorización para eliminar documentos. El jefe formará parte de la Comisión de acuerdo con el artículo 32 de la presente ley.
• Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
• Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación.
• Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.”.
• Asignar, supervisar y controlar las actividades del personal subalterno, encargado de ejecutar las actividades del Departamen­to.
• Asistir a reuniones con superiores y subalternos con el fin de coordinar actividades, evaluar programas, analizar problemas que se presenten en el desarrollo de las labores, definir situa­ciones y proponer cambios, ajustes y soluciones diversas.
• Atender y resolver consultas que le presentes sus superio­res, subalternos, compañeros y público en general, relacionadas con actividades a su cargo.
• Llevar controles variados sobre las diferentes actividades que tiene bajo su responsabilidad.
• Velar porque las actividades se ejecuten de manera regular y eficiente, por la disciplina del personal y por el estricto cumplimiento de todos los aspectos de carácter técnico y administrativo que conciernen al departamento.
• Hacer reportes sobre las irregularidades que observe en el desarrollo del trabajo y sobre las actividades realizadas.
• Realizar las labores administrativas que se derivan de su función.
• Ejecutar otras tareas propias del cargo.

Relación Jerárquica

Esta área se encuentra bajo la responsabilidad de un Profesional en Archivista, el cual reporta directamente a la Alcaldía Municipal.

Contacto

Para consultas se puede comunicar al teléfono 22546002 ext. 200